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職場精進:如何做好一份會議紀要?

時間:2019-07-04 14:40:00來源:運營推廣作者:seo實驗室小編閱讀:51次「手機版」
 

會議紀要怎么寫

前天看到同事從領導辦公室出來,看神色不對問了句:怎么啦?

“哎,還不是因為最近的項目進度匯報,領導太挑剔了,真心累!”

細問了下,原來是會議紀要出了些問題,挨來一頓罵:“做了這么久的產品為什么你連一篇會議紀要都寫不好!”

你是否曾經收到過這樣的郵件——標題:20190216,點開看竟然是X項目的紀要,密密麻麻的一堆文字。

這時候,你的第一反應是什么?頭痛,關掉,然后郵件就沉了?

要是發出紀要的是你,這結果是你想要的嗎?

答案是否定的。

關于如何寫會議紀要?

身邊的人基本的回答是:“我知道——先寫什么、然后、最后,balabala……”

“為什么這樣寫?”

“嗯……沒想過。”

知其然不知其所以然,就好比玩狼人殺,知道自己死了,卻不知道為什么。

冤~啊~這當然不是一個產品人嚴謹的作風。

因此,對于這個問題,我先來拋個磚。

為節省大家的時間,先給出整體的思路,本篇重點在理論篇。

一、概念:信息場、信息勢、信息合力

寫會議紀要,是我們日常工作中,再平常不過的一項工作了。

如果要問:寫會議紀要寫得最多的人是誰?

那當然是老板的秘書了,老板開會越多,紀要越多。

秘書(secretary):受雇為上級處理通訊及日常事務和雜務的人——百度百科。

為啥要拿這個秘書的定義來說,其實我想讓大家關注一個關鍵詞處理通訊

作為團隊管理者,每天需要各種會議將信息傳達、探討,形成共識。

為了深入理解開會這個行為,我在這里提出三個概念:信息場、信息勢和信息合力

為方便大家理解,繪制丑圖如下:

一句話概括:在有信息傳遞的場景下,每個人都在都有一個合力,每個人的合力融合成團隊的合力。(概念有點抽象,可略讀)

1. 信息場

信息場,是信息單元的聚合場,有高密度、流通快的特點。

社會是一個巨大的信息場,人與人之間時時刻刻都在發生連接,而產生連接的介質在抽象化層面就是信息單元。

從微觀上看,每個信息單體在場中看著像是在做無規則的布朗運動

而從宏觀來看,這個社會其實是由一個又一個大小的信息場聚合而成的,每個人在場中交換特定的信息單元。

2. 信息勢

信息之所以能夠流動,當然有一個力量在推動。

而這個力量就是信息勢,即為:合力之間的信息力差。

舉個通俗的例子:

在公司這個信息場中,公司為了掙錢(信息合力1),老板為了完成追求更好的生活(信息合力2),新員工為了學到更多的技能(信息合力3)。

三個合力之間,其實就會有信息力差,所以會在公司這個信息場中,頻繁地交換信息單元。

3. 信息合力

信息合力,無序信息單元聚合在一起的結果。

通俗理解即為:我們的共同目標。

我為什么寫文章,我的信息合力是:通過輸出想法、收集想法,完成閉環,以變成更好、更完整的自己。你呢?

可以說人類的一些聚合形態,其目的就是:創建一個信息場,讓每個團隊的成員根據自己的合力,輸出信息單元,最終達成大的合力。

二、開會的本質

理解了信息場的概念之后,我們再來看看開會這種具象化的聚合形態。

作為一個會議記錄者,是否清楚地知道:到底什么樣的會才是一個好的會議?

可能很多人都會先問出一個問題:為什么要開會?不開行不行,比如換成打電話發郵件等?

當然,這個得根據具體問題具體分析了。

如果說形成合力的過程,通過非會議的形式的時間效率更高,那開會不是一個最佳的方式。

所以開會的本質,我理解有如下兩點:

1. 提升信息單元流通的效率

產品工作當中,有跟業務、老板、設計師、開發、測試等多種角色溝通。

如果信息流是:A–產品、產品–BCD,有這種并集等關系等話,還是考慮用開會的形式,提升流通效率。

2. 達成信息的合力

筆者認為,沒有達成信息合力的會議,都不是一個好的會議。

所以你可以看看:開會前是否會議都會有一個信息合力的目標預期?

如果沒有,可以建議會議發起者進行明確。

三、會議的類型

做會議紀要者,經常會為兩個事情發愁:

會上信息太多,不知道記錄什么?

編寫紀要,記錄了很多卻往往想不起領導說的那個關鍵信息。

這時候,搞清楚會議的類型就比較重要的,筆者稱之為:場景化的前置思考。

從信息場的概念上來看,可以分為三大類:

傳遞已經形成的信息合力。

通過探討,形成新的信息合力。

前兩者兼有。

為通俗理解,下面舉下具體的案例:

四、紀要者的道

明確了開會的本質和會議類型之后,你可能要問:到底該怎么做,才能寫好一篇紀要啊?

來,這里就講講一個寫紀要者思考方法:

1. 明白自身使命

能清晰傳達信息合力。

正如前面所講,會議就是一個信息場,目標就是為了更好地達成信息合力。

所以對于紀要者自身,是要把合力內容簡單、清晰地表述出來——合力是什么?分力由誰出?

2. 懂紀要面向人群

紀要最終的呈現狀態為:郵件、文檔,以將流動的信息單元完成固化。

作為紀要者,需要清楚地知道:紀要是給誰看的?

給整個團隊?給領導?還是給執行者看?

寫法是有側重點的,對于給未參會者來說,也是有差異的。

具體會在第五部分講到。

五、紀要者的術

術:具體執行落的辦法。

區分兩個場景:記會議內容和寫出來。

1. 記錄會議內容

清楚會議目的:好的會議都是有會議預期的,建議大家提前搞清楚。

記錄的側重點:

通知類和討論類的記錄側重點不一樣。

通知側重于記錄合力的重點——是否需要與會者出力?時間計劃有要求么?還是僅僅在了解層面?

討論類需要多一部分,是在記錄有價值的信息單元。所以,在開會的過程中,要有意識地去找這些信息。

記錄的工具

記錄的框架清晰后,還需要高效的工具,這樣可以節省每一次記錄的時間和不錯過下一次有價值的信息單元。

建議:提前準備好記錄框架,包括合力部分和記錄信息單元部分。

工具最好能夠支持快速結構化內容和具備良好的修改能力,比如增刪(可以用Xmind記錄)。

2. 寫紀要

優質的紀要對于讀者來說就是:單位時間內能夠獲得更多所需要的信息單元。

可以分為兩部分衡量:可讀性好內容框架好

可讀性好是側重在:排版、信息傳遞高效。

這就不展開了,下面說下內容框架是怎么回事。

內容框架:分為信息合力部分和個人出力部分。

另外的方面是:區分閱讀人群。通俗解釋是:見人說人話,見鬼說鬼話。對人來說,要是你鬼話連篇,人就不愛聽拉,下面稍微列下:

給整個團隊:達成的信息合力是什么?不同人需要出力的點分別是什么?

給領導的:達成的合力是什么?形成的過程是啥?有需要領導給出意見或支持嗎?

給執行者:達成的信息合力是什么?你需要出力的點及時間計劃

對大部分人來說,寫會議紀要僅僅是工作當中很小的一部分,但其中能夠看出一個人的職業化水平。

筆者結合自身所見所想,從信息場的概念切入,逐步分析開會的本質、紀要者應該具備的思考模型和執行方法。

希望對你有一些小幫助、小啟發。

以上,就是我拋出來的磚,歡迎找我來一起分享你的好玉。

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